Adresaci szkolenia
Szkolenie skierowane jest do osób zaangażowanych w przygotowanie, prowadzenie, nadzorowanie, kontrolę oraz rozliczanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności zamówień realizowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszy Europejskich.
Adresatami szkolenia są w szczególności:
- pracownicy jednostek sektora finansów publicznych zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;
- pracownicy jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych;
- pracownicy administracji publicznej, uczelni, instytucji kultury, placówek ochrony zdrowia oraz innych podmiotów publicznych;
- członkowie komisji przetargowych oraz osoby wykonujące czynności w postępowaniach o udzielenie zamówienia;
- kierownicy zamawiającego, kierownicy projektów oraz koordynatorzy projektów finansowanych ze środków unijnych;
- pracownicy działów zamówień publicznych, prawnych, inwestycyjnych, technicznych, finansowych i administracyjnych;
- osoby odpowiedzialne za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, szacowanie jego wartości, ustalanie warunków udziału i kryteriów oceny ofert;
- osoby zajmujące się badaniem i oceną ofert, przygotowywaniem umów oraz nadzorowaniem ich realizacji;
- pracownicy odpowiedzialni za kontrolę kwalifikowalności wydatków i kompletność dokumentacji projektowej;
- kontrolerzy, audytorzy, prawnicy oraz doradcy wspierający zamawiających i beneficjentów Funduszy Europejskich;
- osoby odpowiedzialne za opracowywanie i stosowanie wewnętrznych procedur zakupowych.
Szkolenie jest przeznaczone zarówno dla osób rozpoczynających pracę w obszarze zamówień publicznych, jak i dla uczestników posiadających doświadczenie, którzy chcą zaktualizować wiedzę, uporządkować sposób prowadzenia postępowań oraz ograniczyć ryzyko wystąpienia nieprawidłowości podczas kontroli projektu.
Cel szkolenia
Głównym celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do prawidłowego, efektywnego i zgodnego z aktualnie obowiązującymi przepisami prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem zamówień realizowanych w projektach finansowanych z Funduszy Europejskich.
Szkolenie ma na celu rozwinięcie umiejętności praktycznego stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych na wszystkich etapach procesu zakupowego – od planowania i szacowania wartości zamówienia, przez przygotowanie i prowadzenie postępowania, aż po zawarcie, zmianę, realizację i rozliczenie umowy.
W szczególności celem szkolenia jest:
- uporządkowanie wiedzy dotyczącej aktualnych przepisów Prawa zamówień publicznych oraz ich stosowania w projektach unijnych;
- wyjaśnienie relacji pomiędzy ustawą PZP, umową o dofinansowanie, wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków oraz regulacjami wewnętrznymi zamawiającego;
- przedstawienie zasad prawidłowego ustalania właściwej procedury zakupowej;
- rozwinięcie umiejętności planowania zamówień i prawidłowego szacowania ich wartości;
- ograniczenie ryzyka niedozwolonego dzielenia zamówienia lub zaniżania jego wartości;
- doskonalenie umiejętności przygotowania jednoznacznego, kompletnego i niedyskryminującego opisu przedmiotu zamówienia;
- nauczenie prawidłowego formułowania warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert;
- przedstawienie zasad ustalania terminów, publikowania ogłoszeń i prowadzenia komunikacji z wykonawcami;
- omówienie prawidłowego sposobu badania i oceny ofert, wzywania do wyjaśnień i uzupełnień oraz stosowania przesłanek wykluczenia i odrzucenia;
- przygotowanie uczestników do identyfikowania konfliktu interesów i zapewnienia bezstronności postępowania;
- rozwinięcie umiejętności prawidłowego konstruowania postanowień umownych, w tym dotyczących kar umownych, waloryzacji, odbiorów i odpowiedzialności stron;
- omówienie dopuszczalnych zmian umowy oraz sposobu dokumentowania przesłanek ich wprowadzenia;
- wskazanie zasad prawidłowego stosowania trybów konkurencyjnych i niekonkurencyjnych;
- przedstawienie podstawowych zasad konkurencyjności stosowanych poza reżimem PZP;
- identyfikację najczęściej występujących błędów i nieprawidłowości stwierdzanych podczas kontroli zamówień;
- ograniczenie ryzyka nałożenia korekty finansowej, pomniejszenia dofinansowania lub uznania wydatku za niekwalifikowalny;
- przygotowanie uczestników do skompletowania dokumentacji zapewniającej pełną i przejrzystą ścieżkę audytu.
Po zakończeniu szkolenia uczestnicy będą potrafili prawidłowo zaplanować i przygotować postępowanie, dobrać właściwą procedurę, opracować dokumentację zamówienia, przeprowadzić badanie i ocenę ofert oraz właściwie nadzorować realizację umowy. Będą również potrafili rozpoznawać najczęstsze ryzyka i błędy mogące prowadzić do naruszenia przepisów PZP lub zakwestionowania wydatków ponoszonych w ramach projektu.
Program szkolenia
Moduł 1. PZP i zamówienia w projektach unijnych – aktualny stan prawny
1. Podstawowe źródła obowiązków zamawiającego:
- ustawa Prawo zamówień publicznych;
- umowa o dofinansowanie projektu;
- dokumentacja naboru i programu;
- aktualne Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027;
- regulacje wewnętrzne zamawiającego.
2. Ustalenie właściwej procedury:
- zamówienie podlegające PZP;
- zamówienie poniżej progu stosowania PZP;
- zamówienie podlegające zasadzie konkurencyjności;
- zamówienie objęte regulaminem wewnętrznym.
3. Aktualne progi:
- próg stosowania PZP – 170 000 zł netto;
- progi unijne obowiązujące w latach 2026–2027;
- znaczenie rodzaju zamawiającego i rodzaju zamówienia;
- prawidłowe przeliczanie wartości wyrażonych w euro.
4. Najważniejsze zmiany w PZP istotne dla zamawiających:
- zmiany w analizie potrzeb i wymagań;
- certyfikacja wykonawców zamówień publicznych;
- zasady udziału wykonawców z państw trzecich;
- nowe podstawy odrzucenia ofert dotyczących produktów, usług i procesów ICT;
- aktualne zasady komunikacji i postępowań odwoławczych przed KIO.
5. Zasada konkurencyjności – jedynie zarys:
- próg powyżej 80 000 zł netto;
- relacja pomiędzy progiem 80 000 zł a progiem 170 000 zł;
- kiedy zamawiający publiczny stosuje Bazę Konkurencyjności;
- kiedy zamówienie prowadzone na podstawie PZP jest wyłączone z zasady konkurencyjności.
Moduł 2. Planowanie i szacowanie wartości zamówienia
1. Planowanie zamówień przewidzianych w projekcie i budżecie jednostki.
2. Opis potrzeb zakupowych oraz ustalenie zakresu zamówienia.
3. Analiza potrzeb i wymagań:
- kiedy jest obowiązkowa;
- elementy analizy;
- wskazywanie rozwiązań zwiększających konkurencyjność;
- analiza możliwości podziału zamówienia na części.
4. Szacowanie wartości zamówienia:
- wynagrodzenie wykonawcy bez VAT;
- zasady agregowania zamówień;
- zamówienia podobne, powtarzające się i udzielane w częściach;
- zamówienia planowane w ramach różnych projektów;
- opcje, wznowienia i zamówienia przewidywane;
- termin i sposób dokumentowania oszacowania.
5. Zakaz zaniżania wartości i niedozwolonego dzielenia zamówienia.
6. Wybór właściwego trybu postępowania.
7. Najczęstsze błędy:
- odrębne szacowanie wydatków finansowanych z różnych źródeł;
- szacowanie wyłącznie na podstawie pojedynczej oferty;
- nieuwzględnienie wszystkich części i opcji;
- automatyczne przyjmowanie wartości zapisanej we wniosku o dofinansowanie;
- podział zamówienia prowadzący do niestosowania PZP.
Moduł 3. Przygotowanie dokumentacji postępowania
1. Opis przedmiotu zamówienia:
- jednoznaczność, kompletność i proporcjonalność opisu;
- stosowanie kodów CPV;
- opis funkcjonalny i wydajnościowy;
- wskazywanie znaków towarowych, patentów, pochodzenia lub producenta;
- zasady dopuszczania rozwiązań równoważnych;
- wymagania dotyczące dostępności;
- opis zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane.
2. Warunki udziału w postępowaniu:
- zdolność techniczna i zawodowa;
- sytuacja ekonomiczna i finansowa;
- uprawnienia do prowadzenia działalności;
- zasada proporcjonalności;
- korzystanie z zasobów podmiotów trzecich;
- konsorcja i podwykonawcy.
3. Podstawy wykluczenia i podmiotowe środki dowodowe:
- podstawy obligatoryjne i fakultatywne;
- oświadczenia wykonawców;
- uzupełnianie i aktualność dokumentów;
- praktyczne znaczenie certyfikacji wykonawców.
4. Kryteria oceny ofert:
- cena i koszt;
- kryteria jakościowe, społeczne i środowiskowe;
- związek kryterium z przedmiotem zamówienia;
- jednoznaczny sposób przyznawania punktów;
- unikanie kryteriów pozornych i niemierzalnych.
5. Termin realizacji, warunki płatności, gwarancja i serwis jako elementy dokumentacji.
6. Najczęstsze błędy:
- opis wskazujący jednego producenta;
- pozorne dopuszczenie równoważności;
- warunki nadmierne w stosunku do zamówienia;
- wymaganie doświadczenia identycznego zamiast porównywalnego;
- kryteria zależne od subiektywnej oceny;
- mieszanie warunków udziału z kryteriami oceny ofert.
Moduł 4. Prowadzenie postępowania, badanie i ocena ofert
1. Wszczęcie i publikacja postępowania:
2. Biuletyn Zamówień Publicznych;
3. Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej;
- strona internetowa prowadzonego postępowania;
- obowiązki informacyjne w projekcie unijnym.
4. Komunikacja elektroniczna z wykonawcami.
5. Wyjaśnienia i zmiany dokumentów zamówienia:
- odpowiedzi na pytania wykonawców;
- zmiana SWZ i ogłoszenia;
- ocena, czy konieczne jest przedłużenie terminu składania ofert.
6. Terminy w postępowaniu i przesłanki ich skracania.
7. Otwarcie ofert i udostępnianie informacji.
8. Badanie ofert:
- poprawianie omyłek;
- wyjaśnianie treści ofert;
- uzupełnianie dokumentów;
- przedmiotowe i podmiotowe środki dowodowe;
- rażąco niska cena;
- przesłanki odrzucenia oferty.
9. Wybór oferty i zakończenie postępowania:
- informacja o wyborze;
- uzasadnienie faktyczne i prawne;
- przesłanki unieważnienia;
- ogłoszenie o wyniku postępowania.
10. Konflikt interesów i bezstronność osób uczestniczących w postępowaniu.
11. Najczęstsze błędy:
- niedopuszczalne negocjowanie treści oferty;
- nieprawidłowe poprawianie omyłek;
- automatyczne odrzucanie ofert bez wezwania do wyjaśnień;
- niepełne uzasadnienie odrzucenia lub wyboru;
- odmienne traktowanie wykonawców;
- zmiana wymagań bez właściwej zmiany SWZ i terminu.
Moduł 5. Umowa w sprawie zamówienia publicznego i jej realizacja
1. Obowiązkowe elementy umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Niedozwolone i ryzykowne postanowienia umowne.
3. Zasady określania:
- terminów wykonania;
- warunków odbioru;
- zasad płatności;
- odpowiedzialności stron;
- zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
- obowiązków dotyczących podwykonawców.
4. Kary umowne:
- prawidłowe określenie przesłanek naliczania;
- proporcjonalność wysokości kar;
- określenie maksymalnej łącznej wysokości kar;
- dokumentowanie decyzji o naliczeniu, dochodzeniu albo odstąpieniu od dochodzenia kary.
5. Waloryzacja wynagrodzenia:
- kiedy klauzula waloryzacyjna jest obowiązkowa;
- prawidłowa konstrukcja mechanizmu waloryzacji;
- najczęstsze błędy w klauzulach waloryzacyjnych.
6. Zmiany umowy:
- zmiany przewidziane w dokumentach zamówienia;
- zmiany nieistotne;
- roboty, dostawy i usługi dodatkowe;
- okoliczności, których zamawiający nie mógł przewidzieć;
- zmiany wykonawcy;
- ograniczenia wartościowe;
- obowiązki publikacyjne.
7. Opcje, wznowienia i zamówienia podobne.
8. Raport z realizacji zamówienia i ogłoszenie o wykonaniu umowy.
9. Najczęstsze błędy:
- zmiana zakresu bez podstawy prawnej;
- rozszerzenie zamówienia po wyborze wykonawcy;
- brak precyzyjnych klauzul przeglądowych;
- nieproporcjonalne kary umowne;
- automatyczne przedłużanie terminu realizacji;
- brak dokumentacji uzasadniającej zmianę.
Moduł 6. Kontrola zamówień w projektach unijnych – warsztat błędów
1. Zakres kontroli postępowań prowadzonych w projektach finansowanych ze środków UE.
2. Dokumenty wymagane do zachowania pełnej ścieżki audytu:
- plan i oszacowanie zamówienia;
- analiza potrzeb i wymagań;
- dokumentacja postępowania;
- oświadczenia dotyczące konfliktu interesów;
- korespondencja z wykonawcami;
- dokumentacja badania i oceny ofert;
- umowa, aneksy, odbiory i rozliczenia;
- dokumenty dotyczące kar, waloryzacji i zmian umowy.
3. Najczęściej stwierdzane nieprawidłowości:
- nieuprawnione niestosowanie PZP;
- niedozwolony podział zamówienia;
- dyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia;
- nieproporcjonalne warunki udziału;
- nieprawidłowe kryteria oceny;
- bezpodstawne zastosowanie trybu niekonkurencyjnego;
- nieprawidłowy wybór lub odrzucenie oferty;
- istotna zmiana umowy;
- brak kompletnej dokumentacji.
4. Skutki naruszeń:
- korekty i pomniejszenia finansowe;
- uznanie wydatku za niekwalifikowalny;
- odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych;
- ryzyka związane z nieważnością umowy i środkami ochrony prawnej.
5. Studium przypadku – identyfikacja błędów w przykładowym postępowaniu.
6. Lista kontrolna zamawiającego przed wszczęciem postępowania, przed wyborem oferty i przed podpisaniem aneksu.
Moduł 7. Zielone i zrównoważone zamówienia publiczne – najważniejsze zasady
1. Zielone zamówienia publiczne jako element zamówień strategicznych
-pojęcie i znaczenie zielonych zamówień publicznych;
-kiedy stosowanie wymagań środowiskowych jest uprawnieniem, a kiedy obowiązkiem zamawiającego;
-uwzględnianie aspektów środowiskowych w analizie potrzeb i wymagań.
2.Wymagania środowiskowe w dokumentacji zamówienia
-uwzględnianie parametrów dotyczących m.in. zużycia energii i zasobów, emisji, trwałości, naprawialności, recyklingu oraz ograniczenia odpadów;
-zasady stosowania etykiet ekologicznych, certyfikatów i przedmiotowych środków dowodowych;
-obowiązek dopuszczania rozwiązań równoważnych;
-zachowanie proporcjonalności oraz uczciwej konkurencji.
3.Środowiskowe kryteria oceny ofert
- przykłady mierzalnych kryteriów środowiskowych;
- efektywność energetyczna, poziom emisji, trwałość produktu, udział materiałów z recyklingu oraz sposób realizacji dostaw;
- koszt cyklu życia jako alternatywa dla oceny wyłącznie ceny zakupu;
- wymóg powiązania kryteriów z przedmiotem zamówienia.
4.Wymagania środowiskowe na etapie realizacji umowy
- przeniesienie wymagań środowiskowych do projektowanych postanowień umowy;
- określenie sposobu kontroli realizacji obowiązków wykonawcy;
- konsekwencje niespełnienia zadeklarowanych parametrów środowiskowych.
5. Najczęstsze błędy zamawiających
- stosowanie ogólnych i nieweryfikowalnych kryteriów ekologicznych;
- wymaganie konkretnego oznakowania bez dopuszczenia równoważności;
- premiowanie ogólnej polityki środowiskowej wykonawcy zamiast właściwości oferowanego przedmiotu;
- brak określenia sposobu potwierdzenia i kontroli wymagań środowiskowych;
- wprowadzanie kryteriów pozornych, które nie mają rzeczywistego wpływu na ocenę ofert.
Czas trwania szkolenia 1 dzień.
07/10/2026
On-line
