E-DORĘCZENIA w 2026 r. – aktualny stan prawny, zasady skutecznego doręczania i rozwiązania praktyczne

Termin, miejsce, cena

Adresaci szkolenia

- pracownicy administracji publicznej w praktyce stosujący rozwiązania omawianej ustawy,
- sekretarze gmin,
- pracownicy działów organizacyjnych,
- pracownicy upoważnieni do wydawania decyzji w formie dokumentu elektronicznego, - informatycy, koordynatorzy czynności kancelaryjnych
- archiwiści w urzędach samorządu terytorialnego, administracji rządowej itp.

Cel szkolenia

Głównym celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do prawidłowego i praktycznego stosowania przepisów dotyczących doręczeń elektronicznych, w szczególności do właściwego wyboru sposobu doręczenia korespondencji, obsługi adresu i skrzynki do e-Doręczeń oraz ustalania skutków prawnych nadania i odbioru przesyłki.

Szkolenie ma również na celu uporządkowanie wiedzy dotyczącej aktualnego stanu prawnego, obowiązków poszczególnych podmiotów oraz zasad korzystania z usług PURDE, PUH i KURDE.

Po zakończeniu szkolenia uczestnik będzie potrafił:

• określić, kiedy i przez jakie podmioty powinien być stosowany system e-Doręczeń;
• rozróżnić PURDE, PUH i KURDE oraz wskazać właściwą usługę w konkretnej sytuacji;
• prawidłowo założyć, aktywować i zorganizować obsługę adresu oraz skrzynki do e-Doręczeń;
• ustalić właściwy sposób doręczenia korespondencji w zależności od statusu i dostępności adresu odbiorcy;
• określić moment nadania, odbioru i skutecznego doręczenia przesyłki;
• rozpoznać sytuacje, w których możliwe jest zastosowanie ePUAP albo doręczenia w formie papierowej;
• prawidłowo organizować obieg, rejestrowanie i archiwizowanie korespondencji oraz dowodów doręczenia;
• identyfikować najczęstsze błędy związane z obsługą systemu i ograniczać ryzyko bezskutecznego lub nieprawidłowego doręczenia;
• odróżnić przepisy obowiązujące od projektowanych zmian w systemie e-Doręczeń.

Program szkolenia

Moduł 1. System e-Doręczeń – podstawy prawne i aktualny stan wdrożenia

1. Istota e-Doręczeń – elektroniczny odpowiednik przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru.
2. Podstawowe źródła prawa:
   • ustawa o doręczeniach elektronicznych;
   • rozporządzenie eIDAS;
   • przepisy proceduralne dotyczące doręczania korespondencji;
   • akty wykonawcze i standardy świadczenia usług.
3. Najważniejsze pojęcia:
   • adres do doręczeń elektronicznych – ADE;
   • skrzynka do doręczeń;
   • Baza Adresów Elektronicznych – BAE;
   • dowód wysłania i dowód otrzymania.
4. Rodzaje usług:
   • publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – PURDE;
   • publiczna usługa hybrydowa – PUH;
   • kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – KURDE.
5. Relacja pomiędzy e-Doręczeniami, ePUAP, pocztą elektroniczną oraz przesyłką tradycyjną.

E-Doręczenia są prawnie równoważne tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru i zapewniają dowody nadania oraz odbioru korespondencji.

Moduł 2. Obowiązek stosowania e-Doręczeń i wybór właściwego sposobu doręczenia

1. Podmioty zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń:
   • podmioty publiczne;
   • przedsiębiorcy wpisani do KRS;
   • przedsiębiorcy wpisani do CEIDG;
   • przedstawiciele zawodów zaufania publicznego.
2. Aktualny harmonogram obowiązków.
3. Obowiązek przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. – termin od 1 października 2026 r.
4. Podmioty objęte późniejszymi terminami wdrożenia.
5. Zasady komunikacji obowiązujące po zakończeniu okresu przejściowego.
6. Kiedy możliwe jest dalsze korzystanie z ePUAP.
7. Wyłączenia i wyjątki od obowiązku stosowania e-Doręczeń.
8. Ustalanie właściwego kanału doręczenia:
   • odbiorca posiada ADE;
   • odbiorca nie posiada ADE;
   • przepisy szczególne przewidują inną formę;
   • występują przeszkody techniczne lub organizacyjne.
9. Hierarchia sposobów doręczania korespondencji.

Większość podmiotów publicznych została objęta obowiązkiem od 1 stycznia 2025 r. Podmioty wpisane do KRS przed 2025 r. – od 1 kwietnia 2025 r., natomiast przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 2025 r., którzy wcześniej nie zostali objęci obowiązkiem, muszą posiadać ADE od 1 października 2026 r.

Moduł 3. Adres i skrzynka do e-Doręczeń – organizacja obsługi

1. Zakładanie adresu do doręczeń elektronicznych:
   • złożenie wniosku;
   • weryfikacja danych podmiotu;
   • wpis adresu do BAE;
   • aktywacja skrzynki.
2. Skutki wpisania adresu do BAE.
3. Liczba adresów możliwych do posiadania przez:
   • osobę fizyczną;
   • przedsiębiorcę;
   • podmiot publiczny;
   • osobę wykonującą kilka zawodów zaufania publicznego.
4. Administrator skrzynki:
   • aktywowanie skrzynki;
   • nadawanie i odbieranie uprawnień;
   • dodawanie użytkowników;
   • odpowiedzialność za prawidłową organizację obsługi.
5. Zmiana administratora i aktualizacja danych podmiotu.
6. Organizacja zastępstw i zapewnienie ciągłości odbioru korespondencji.
7. Obsługa skrzynki przez aplikację e-Doręczeń.
8. Integracja e-Doręczeń z systemem klasy EZD:
   • brak ogólnego obowiązku posiadania systemu EZD wynikającego wyłącznie z ustawy o doręczeniach elektronicznych;
   • możliwości i korzyści integracji;
   • obieg korespondencji pomiędzy skrzynką a systemem kancelaryjnym.
9. Praktyczna organizacja skrzynki:
   • foldery i reguły wiadomości;
   • podział uprawnień;
   • monitorowanie terminów;
   • archiwizacja korespondencji i dowodów.

Podmioty nieposiadające systemu EZD mogą korzystać z aplikacji e-Doręczeń, natomiast posiadany system klasy EZD może zostać zintegrowany z usługą.

Moduł 4. PURDE, PUH i skuteczność doręczenia

1. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – PURDE:
   • nadawanie i odbieranie korespondencji;
   • wyszukiwanie odbiorcy w BAE;
   • statusy przesyłki;
   • dowód wysłania i dowód otrzymania;
   • ustalanie momentu skutecznego doręczenia.
2. Publiczna usługa hybrydowa – PUH:
   • kiedy znajduje zastosowanie;
   • przekazanie dokumentu elektronicznego do wydruku i doręczenia w formie papierowej;
   • wymagania dotyczące dokumentów i załączników;
   • moc dowodowa przesyłki hybrydowej.
3. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego:
   • rola kwalifikowanych dostawców usług;
   • komunikacja pomiędzy podmiotami niepublicznymi.
4. Skutek prawny:
   • nadania korespondencji;
   • odebrania wiadomości;
   • nieodebrania wiadomości w terminie;
   • braku prawidłowego dowodu doręczenia.
5. Czy wiadomość i załączniki wymagają podpisu elektronicznego.
6. Wymagania dotyczące formatów, wielkości i nazw plików.
7. Doręczanie korespondencji do wielu adresatów.
8. Opłaty:
   • bezpłatna korespondencja kierowana do podmiotów publicznych;
   • opłaty ponoszone przez podmioty publiczne;
   • usługi kwalifikowanych dostawców.
9. Niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie usługi oraz postępowanie reklamacyjne.
10. Doręczenia papierowe:
    • sytuacje, w których nadal pozostają dopuszczalne;
    • różnica między PUH a tradycyjną przesyłką pocztową;
    • dokumentowanie przyczyny wyboru innego sposobu doręczenia.

Korespondencja kierowana przez obywatela lub przedsiębiorcę do podmiotu publicznego za pośrednictwem PURDE jest bezpłatna. Podmioty publiczne ponoszą natomiast opłaty za przesyłki PURDE i PUH kierowane do podmiotów niepublicznych.

Moduł 5. Procedury wewnętrzne, najczęstsze błędy i planowane zmiany

1. Przykładowa procedura obsługi korespondencji:
   • sprawdzanie skrzynki;
   • rejestrowanie wpływu;
   • dekretowanie i przekazywanie wiadomości;
   • wysyłanie odpowiedzi;
   • przechowywanie dowodów doręczenia.
2. Organizacja pracy administratora i użytkowników skrzynki.
3. Zapewnienie obsługi podczas nieobecności pracowników.
4. Najczęstsze błędy:
   • nieaktywowanie skrzynki;
   • brak regularnego monitorowania korespondencji;
   • niewłaściwy dobór kanału doręczenia;
   • dalsze automatyczne stosowanie ePUAP;
   • brak aktualizacji administratora;
   • nieprawidłowe nazwy lub formaty załączników;
   • brak archiwizacji dowodów nadania i odbioru;
   • błędne ustalenie terminu doręczenia.
5. Postępowanie w przypadku awarii lub niedostępności systemu.
6. Lista kontrolna prawidłowego nadania i odbioru korespondencji.
7. Aktualne prace legislacyjne – wyraźne rozróżnienie:
   • przepisów obecnie obowiązujących;
   • projektowanych zmian;
   • rozwiązań, których nie należy stosować przed ich wejściem w życie.
8. Omówienie najważniejszych propozycji zmian z projektu opublikowanego 7 lipca 2026 r., w tym zmian dotyczących PUH, ePUAP, dowodów wysłania oraz zasad działania operatora wyznaczonego.

Projekt nowelizacji opublikowany w lipcu 2026 r. nadal znajduje się na etapie prac legislacyjnych i nie powinien być przedstawiany uczestnikom jako prawo obowiązujące.

Stan prawny: program aktualizowany według przepisów obowiązujących w dniu szkolenia

Metodyka

Szkolenie w formie wykładu z case study i odpowiedziami na zadawane i uprzednio przesłane pytania

Trener

Małgorzata Czartoryska

Prawniczka, audytorka wewnętrzna ISO 27001, Inspektor Ochrony danych osobowych, prawnik obsługujący jednostki organizacyjne administracji samorządowej szczebla powiatowego i gminnego. Od 1998r. lat związana z administracją rządową, samorządową, uczelniami wyższymi  i biznesem.  W okresie ponad 20 letniej kariery przeszkoliła kilkanaście tysięcy słuchaczy w tematach: KPA, Dostęp do informacji publicznej, Ochrona danych osobowych (RODO), audyt i kontrola wewnętrzna, Postępowanie egzekucyjne w administracji, Instrukcja kancelaryjna i archiwalna, Dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami.